Ruang Lingkup Dokumentasi

Ruang Lingkup Dokumentasi

       Dalam membicarakan tentang masalah dokumentasi telah diturunkan beberapa definisi dan telah pula ditarik suatu kesimpulan tentang isi dari batasan dokumentasi.

Sebagai contoh kalau pokok permasalahan tentang dokumentasi yang dirumuskan oleh NIDER dan FID diperhatikan, maka dapat dijabarkan tugas pekerjaan dokumentasi seperti dapat diikuti dalam uraian berikut ini. Tugas-tugas dokumentasi adalah mengumpulkan bahan-bahan atau dokumen-dokumen baik dokumen literer maupun dokumen korporil. Badan pengelola dokumen memperoleh atau mengumpulkan dokumen yang akan memperkaya koleksi dengan cara berhubungan dengan instansi sendiri dan instansi lain. Pengumpulan dokumen dapat pula dilakukan dengan cara membeli dokumen dari lembaga lain seperti dari lembaga negeri atau swasta, bahkan dari perseorangan. Selain itu lembaga dokumentasi untuk dapat mengikuti perkembangan ilmu teknologi, perkembangan sosial budaya maupun ekonomi dapat melakukan pengumpulan dokumen melalui cara berlangganan dokumen-dokumen yang diterbitkan oleh lembaga yang berkaitan dengan hal tersebut. Cara ini dapat menunjang aktivitas kegiatan usha kantor atau badan usaha tempat dokumentasi berafiliasi.

Tugas berikutnya adalah menyusun dokumen. Menyusun berarti mengatur dokumen atas dasar system tertentu, dengan menggunakan pelatan yang sudah dinormalisir, seperti kartu-kartu, rak atau box. Masalah ini akan dibahas kemudian.

       Yang tak kalah pentingnya dari tugas pekerjaan dokumentasi adalah mengolah dokumen. Mengolah berarti menjadikan suatu dokumen siap untuk dipergunakan. Pengolahan suatu dokumen dilakukan dengan cara mempelajari sebaik-baiknya isi dokumen, membuat catatan-catatan tertentu, kemudian membuat ikhtisar yang padat, namun lengkap dari setiap dokumen dan kemudian memperbanyak dengan berbagai media dan disebarkan dengan berbagai cara.

       Suatu dokumen yang dipersiapkan oleh badan dokumentasi namun tidak dipergunakan atau intensitas pemakaiannya amat jarang akan merupakan dokumen yang tidak berguna. Oleh karena itu, badan usaha dokumentasi hendaknya dapat mengolah dokumen yang up to date untuk dapat dipergunakanoleh para pemakai dokumen, sehingga akan merupakan bahan keterangan dan bahan penerangan efektif bagi para pemakai sesuaidengan konsumen pemakai dokumen. Pemakai dokumen dapat digolongkan menjadi konsumen tetap dan konsumen tidak tetap, oleh karena itu agar dokumen yang dihasilkan oleh lembaga dokumentasi benar-benar mencapai sasaran sebaik-baiknya bagi pemakai, perlu sekali untuk menyediakan dokumen hasil pengolahan yang seksama sesuai konsumennya.

       Dari uraian tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa:

“Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang terdiri dari mengumpulkan, mengklassifisir, menyediakan, mendistribusikan dan membuka bahan-bahan mengenai suatu soal”. Bila dijabarkan lebih lanjut maka kesimpulan tersebut adalah kegiatan tugas aktivitas dokumentasi meliputi antara lain:

• Tugas kegiatan mengumpulkan dokumen dengan cara membeli, tukar-menukar atau berlangganan;
• Menyusun dokumen dalam arti mengatur dokumen agar mudah ditemukan. Pengaturan ini memerlukan system pengaturan, peralatan yang mendukung dan sarana-sarana yang mendekati standar;
• Mengolah dokumen berarti melakukan penelitian, pencatatan, mempelajari dokumen sehingga dapat dibuat suatu ikhtisar ringkas yang padat tetapi lengkap kemudian digandakan unutk disebarluaskan kepada para konsumen.
• Menggunakan dokumen. Penyusunan dokumen ini telah diolah, hendaknya dapat dan harus menjamin dapat dipergunakan oleh pemakai baik perseorangan, instansi atau tim atau juga ahli riset.