Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

       Perkataan dokumen dan dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama menekankan bentuk bendanya, seperti surat, memo, buku, foto, maket, dan lain-lain atau lebih tegas merupakan dokumen literer dan korporil, sedangkan kedua lebih menitik beratkan kepada pengelolaan atau pengurusan dokumen itu sendiri. Istilah dokumentasi (documentation) akan diuraikan secara garis besar dengan menggunakan beberapa sumber acuan.

       Istilah dokumentasi berasal dari perkataan Bahasa Inggris “documentation”, yang mungkin akan berakibat beda tafsir jika dihadapkan kepada pandangan ahli Bahasa dan ahli dokumentasi. Pihak pertama akan menyebutkan kata benda bentukan dari perkataan “document” sebagai kata kerja, namun bagi ahli dokumentasi akan beranggapan antara lain: “…istilah dokumentasi bukanlah kata benda, tetapi kata kerja yag dibendakan. Jadi apa yang dikatakan Dokumentasi tersebut akan mempunyai sifat-sifat yang kongkrit. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar, gambar-gambar, dsb). Film dokumentasi adalah film yang mempertunjukkan peristiwa-peristiwa, kegiatan-kegiatan dalam masyarakat.

       Dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen dan aktivitas dokumentasi meliputi antara lain:

®      Mencari dan mengumpulkan serta mengatur dokumen menurut system tertentu;

®      Menyediakan dokumen untuk dapat digunakan pemakai dokumen untuk menghasilkan keterangan atau untuk penyelidikan atau untuk penerangan;

®      Mengolah dokumen seperti memelihara, mengawetkan, melindungi kerahasiaan isinya dan menyebarkan dokumen yang diperlukan oleh masyarakat konsumennya;

®      Menjaga obyektivitas informasi suatu dokumen dan dalam mengolah informasi yang ada didalamnya hendaklah bersikap netral.

Berikut merupakan tabel lima perbedaan dokumen dan dokumentasi:

Dokumen	Dokumentasi
Difokuskan pada benda/informasinya	Difokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

Jenis-Jenis Dokumen

a.      Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya:

1.      Dokumen pribadi

Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.

2.      Dokumen niaga

Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli.

3.      Dokumen pemerintah

Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan.

4.      Dokumen sejarah

Surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

b.      Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya:

1.      Dokumen literer (bidang perpustakaan)

Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam.

2.      Dokumen korporil (bidang permusiuman)

Dokumen yang berupa benda bersejarah.

3.      Dokumen privat (bidang kearsipan)

Dokumen yang berupa surat/arsip.

c.       Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya:

1.      Dokumen dinamis

Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis:

·         Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.

·         Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.

·         Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

2.      Dokumen statis

Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

d.      Jenis-jenis dokumen menurut sifatnya:

1.      Dokumen tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.

2.      Dokumen non tekstual

Dokumen non tekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks.

e.       Dokumen menurut jenisnya:

1.      Dokumen fisik

Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.

2.      Dokumen intelektual

Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya.

f.       Dokumen menurut dokumentasi:

1.      Dokumen primer

Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

2.      Dokumen sekunder

Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi tentang literature primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

3.      Dokumen tersier

Dokumen tersier adalah dokumen yang berisi informasi tentang literature sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.