Menyortir Dokumen

Menyortir Dokumen

       Penyortiran dokumen yang akan diolah menjadi bahan dokumentasi biasanya melalui tahapan persortiran dengan system klasifikasi tertentu. Klasifikasi memperhatikan jenis dokumen yang akan diolah dan disebarkan. Jenis dokumen antara lain ada dokumen lepas dan dokumen yang telah dijilid. Dokumen yang lepas dapat berwujud surat selebaran, brosur, majalah, surat kabar, katalog, daftar harga buku, pamphlet dan leaflet, dan lain-lain. Yang berbentuk dokumen permusiuman dapat dibuatkan suatu ekserp. Ekserp adalah istilah dokumentasi yang diambil dari Bahasa inggris “excerpt” yang berarti petikan, kutipan atau ringkasan. Ringkasan atau ekserp merupakan ringkasan, kutipan dari suatu dokumen yang akan dijadikan baha dokumen baru. Perbuatan khusus yang dapat dipelajari secara seksama. Sudah barang tentu perbuatan ekserp tidak boleh mengurangi isi keseluruhan dokumen, bahkan harus memperjelas dan mempertegas isi informasi suatu dokumen. Panjang pendeknya suatu ringkasan dokumen yang telah diolah oleh dokumentasi tergantung kepada pentingnya informasi yang akan menjadi sumber penjelasan dalam bahan dokumentasi. Oleh karena itu ekserp dibedakan menjadi tiga kategori, yakni ekserp annotative, infikatif, dan informative.

       Dokumen yang telah diolah oleh bagian dokumentasi yang menjelaskan judul karangan belaka. Biasanya cara ini hanya sekedar memperkenalkan dokumen yang tidak terlalu penting, namun perlu dibuatkan suatu catatan. Ringkasan semacam ini disebut ekserp annotative. Ringkasan dokumen yang menjelaskan isi dokumen secara garis besar merupakan ringkasan yang dikenal dengan istilah ekserp indikatif. Setiap karangan yang berbentuk buku dapat ditemukan ekserp indikatif antara lain dari melihat daftar isi buku yang terdapat di depan atau di belakang karangan. Atau dengan perkataan lain daftar isi buku merupakan contoh nyata ekserp indikatif. Bila ringkasan lebih lengkap lagi berisi pokok-pokok permasalahan yang harus diketahui dari isi dokumen, maka ringkasan tersebut dinamakan ekserp informative.