Distribusi Bahan Dokumentasi

Distribusi Bahan Dokumentasi

       Hasil dokumentasi dari pengolahan suatu dokumen akan menjadi dokumen tersebut. Ini dapat diumpamakan koleksi perpustakaan yang buku-bukunya tidak dijamah karena beberapa hal, seperti kurang peminat, buku sudah terlalu ketinggalan, pelayanan kurang memuaskan, ditulis dalam Bahasa asing, dan lain-lain.

       Dengan mendistribusikan hasil pengolahan dokumentasi tersebut, maka akan tersebarlah isi informasi yang terkandung di dalam dokumen. Distribusi atau penyebaran dokumen yang telah diolah oleh lembaga/badan dokumentasi berarti penyerahan hasil, pengolahan dokumen melalui tahapan pencarian, pengumpulan, pengolahan dokumen hingga menjadi dokumen yang siap diedarkan.

       Suatu dokumen hasil pengolahan lembaga dokumentasi dapat didistribusikan secara aktif dan pasif. Cara pertama dilakukan oleh lembaga dokumentasi dengan sendirinya sebagai pekerjaan rutin belaka. Ini untuk memenuhi tugas bagian dokumentasi sebagai perantara ilmuwan, cendikiawan, ahli riset dan masyarakat dengan pustakawan, arsiparis dan ahli permusiuman.

Cara kedua atau distribusi pasif berarti lembaga dokumentasi baru menyerahkan dokumen bila diminta oleh ilmuwan, cendikiawan, ahli riset atau masyarakat yang memerlukan salah satu informasi yang terdapat dalam suatu dokumen.

       Distribusi atau penyebaran isi informasi suatu dokumen meliputi tiga aspek, yakni:

1. Pelayanan current awareness
2. Pelayanan tanya jawab
3. Pelayanan penelusuran literature, survey literature, dan analisa leteratur.

Biasanya yang pertama (penelusuran literature “pen”) yang dilakukan.

       Current “awareness” adalah istilah yang berarti “current” itu baru, sedangkan perkataan “awareness” berasal dari perkataan “aware” yang berarti mengetahui. Current awareness berarti informasi, hal-hal, masalah-masalah atau peristiwa-peristiwa yang masih hangat terjadi pada ketika itu. Kalau meminjam istilah persurat kabaran disebut dengan “current issues” atau berita hangat.

       Di suatu instansi, misalnya Biro Perjalanan yang melayani perjalanan udara haruslah setiap hari mengikuti perkembangan perjalanan udara, seperti perubahan tarif, penundaan pesawat terbang, keluhan penumpang, peraturan-peraturan baru, dan lain-lain. Bagian dokumentasi Biro Perjalanan harus mampu memberi informasi yang “up to date” tentang seluk beluk perjalanan udara, dengan cara mendistribusikan “current awareness” atau masalah-masalah hangat tentang perjalanan udara yang menjadi cakupan aktivitasnya.

       Karena bagian dokumentasi itu erat hubungannya dengan bagian perpustakaan, kearsipan, maka pelayanan penelusuran kepustakaan (literature) juga memegang peranan penting. Pelayanan ini dapat bertindak dengan menyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks abstrak atau informasi adanya dokumen baru, dan lain-lain.