Pencatatan Dokumen

Pencatatan Dokumen

       Dokumen yang berupa buku, lembaran, laporan atau benda-benda tertentu barulah berguna kalau dapat diketemukan bila diperlukan. Banyak dokumen kurang berarti bila dokumen tersebut sulit diketahui isi informasi yang terkandung didalamnya. Karena sulit diketemukannya maka itu sangat penting membuat system pencatatan. Pencatatan berguna sebagai salah satu cara mengukur banyak dan jenis dokumen yang terdapat di bagian dokumentasi.

       Pencatatan dokumen dapat diumpamakan seperti catatan jurnal dalam pembukuan. Dengan melihat catatan-catatan yang dibuat oleh badan dokumentasi, maka dapat diperkirakan kekayaan atau kelengkapan koleksi dokumen yang dimiliki oleh suatu badan dokumentasi.

       Salah satu alat untuk mencatat dokumen ialah buku induk dokumen yang mencatat antara lain:

1.      Nomor urut

2.      Tanggal dokumen diperoleh

3.      Penyusun dokumen

4.      Nama/judul dokumen

5.      Kota tempat terbit

6.      Nama penerbit

7.      Tahun penerbitan

8.      Jumlah halaman

9.      Cara memperoleh dokumen

10.  Dan lain-lain

       Pada saat ini dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan micro film bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer. Dengan melalui pengolahan kode-kode sandi akan dapat diketemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Tentu saja hanya keterangan yang dapat disajikan bukan fisik dokumennya.

       Pencatatan melalui computer amat berguna dan hemat serta lebih mudah mencari kembali informasi yang terdapat pada suatu dokumen.

       System pencatatan dokumen secara lebih terperinci akan dibahas lebih dalam pembahasan perpustakaan dan pencatatan dokumen juga amat menguntungkan bagi peneliti yang akan menelusuri lebih dalam dari dokumen aslinya.