Pengertian Arsip dan Kearsipan

BAB II

ARSIP DAN KEARSIPAN

 Pengertian Arsip

       Pengertian arsip menurut Undang-Undang 1971 tentang Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah :

a.       Naskah-naskah yang dibuat  dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.

       Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.

            Pola Penanganan Arsip 

1.       Sentralisasi

Pola penanganan arsip terpusat yaitu tempat penanganan dan penyimpanan arsip pada satu bagian, biasanya bagian itu disebut tata usaha atau sekretariat.  Ciri dari pola ini dalam penanganan arsip adalah dengan digunakannya kartu kendali.  Kartu kendali ini terdiri atas 3 lembar yang akan dipegang oleh Arsiparis, kepala tata usaha dan sekretaris/bagian yang mempunyai arsip.  Guna dari kartu kendali ini untuk memudahkan pencarian dari masing-masing bagian yang mempunyai arsip tersebut untuk ditemukan oleh arsiparis.

2.      Desentralisasi

Suatu Pola Penanganan arsip yang dilakukan oleh masing-masing bagian yang mempunyai arsip, baik itu penyusunan dan penyimpanannya.  Ciri dari pola ini adalah setiap bagian akan mempunyai tempat penyimpanan arsip tersendiri.

Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

·         Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Arsip dinamis terbagi dalam dua, yaitu :

Ø  Arsip Dinamis aktif ( active file), yaitu arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaiannya. Warkat-warkat dalam arsip aktif ini asih dikeluarkan untuk kepentingan tertentu.

Ø  Arsip Dinamis inaktif ( in active file), yaitu arsip yang enyimpan warkat-warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai dalam prosesnya, tetapi kadang-kadang masih diperlukan. Dalam penyimpanan ini sering pula dimaksudkan untuk menunggu saat-saat pemusnahan bagi warkat-arkat yang tidak berlaku lagi.

·         Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip Statis merupakan arsip yang menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya. Pemusnahan arsip-arsip instansi pemerintahan dilakukan oleh Arsip Nasional. Oleh karena itu setiap instansi berkewajiban untuk memisahkan warkat-warkat antara warkat-warkat yang dapat dimusnahkan dan yang perlu disimpan selama-lamanya.

       Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan). 

Tujuan kegiatan  kearsipan

Tujuan kegiatan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

Fungsi bagian kearsipan dalam suatu perusahaan adalah :

-          Dapat menyimpan semua warkat perusahaan selama diperlukan.

-          Dapat menyiapkan warkat-warkat setiap kali diperlukan.

-          Dapat menyiapkan warkat-warkat yang diperlukan menjadi satu, sehingga merupakan suatu riwayat hidup yang lengkap.