Peranan Dokumentasi

Peranan Dokumentasi

       Dokumentasi menurut rumusan FID (Federation International Documentation) mempunyai tugas mengumpulkan, mengklasifikasikan dan menyebarluaskan dokumen-dokumen dalam bidang keaktifan kemanusiaan.

       Masalah mengumpulkan mengklasifikasikan dokumen yang bersifat literer menjadi tanggung jawab disiplin ilmu kearsipan/filing dan perpustakaan, sedangkan dokumen yang bersifat korporil menjadi tanggung jawab disiplin ilmu permusiuman. Namun, kedua bidang tersebut baik yang berobyek dokumen literer maupun korporil juga memiliki tugas kewajiban melayani dokumen untuk kepentingan kemanusiaan. Tugasnya kedua bidang itu sepenuhnya termasuk disiplin ilmu dokumentasi.

       Oleh karena itu, dokumentasi bidang pengurusannya meliputi bidang-bidang kearsipan, perpustakaan, permusiuman atau dengan perkataan lain dokumentasi memiliki ruang gerak lebih luas disbanding dengan kearsipan atau perpustakaan dan permusiuman. Tegasnya bidang dokumentasi lebih mengutamakan pengurusan dan penyebarluasan isi informasi dokumen, sedangkan permusiuman, kearsipan/filing dan perpustakaan, lebih mengutamakan pengurusan segi dokumennya.

       Seminar dokumentasi/arsip Kementerian-kementerian tahun 1957 memberi penekanan atau dokumentasi suat lembaga, sehingga merumuskan dokumentasi “ialah suatu usaha aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi itu.

       Dari rumusan Seminar tersebut diatas, maka peranan dokumentasi adalah untuk melayani lembaga/kantor yang mengadakan bagian dokumentasi suatu informasi dari dokumen dan informasi tersebut berdasarkan pengolahan yang matang sehingga informasi yang terselenggara adalah informasi yang obyektif dan terpercaya.

       Lebih lanjut dapat dikemukakan bahwa dari tugas-tugas dokumentasi akan jelas pula peranan yang harus dimainkan suatu badan dokumentasi. Tugas-tugas dokumentasi tersebut tertera dibawah ini:

1.      Mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai

2.      Menyusun bahan-bahan dokumentasi secara teratur

3.      Mengolah dan melengkapi bahan-bahan yang telah ada

4.      Mempersatukan bahan-bahan yang bersamaan dan yang ada hubungannya satu sama lain

5.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan berdasarkan dokumen yang ada untuk memenuhi pihak yang memerlukan baik yang diminta ataupun tidak

       Tugas kegiatan dokumentasi memusatkan pada terkumpulnya dokumen berharga berkat pengolahan secara seksama berdasarkan suatu system tertentu dan disajikan, disebarluaskan kepada siapa saja yang berminat. Dokumen hasil pengolahan lembaga dokumentasi merupakan dokumen yang isinya dijamin obyektif serta memiliki validitas tinggi bagi perkembangan ilmu pengetahuan.

       Dengan demikian dokumentasi memiliki peranan penting dalam menunjang pengembangan ilmu pengetahuan dan kalau dijabarkan peranannya antara lain:

·         Menyediakan dan melayani informasi dari dokumen-dokumen yang telah melalui pengolahan matang utnuk disajikan bagi keperluan perkembangan ilmu pengetahuan maupun kesejahteraan masyarakat

·         Melayani para pengembang ilmu pengetahuan pada umumnya dan para spesialis khususnya

·         Mengolah dan menyebarluaskan isi informasi intelektual suatu dokumen yang terdapat di dalam perpustakaan atau arsip

·         Media komunikasi ilmiah antara para spesialis dan spesialis, tim spesialis dengan tim spesialis, para ilmuwan dan cendikiawan

       Realisasi dari peranan dokumentasi tersebut meliputi antara lain terwujud dalam bentuk kegiatan:

·         Menerbitkan suatu jurnal publikasi perkembangan ilmu guna di informasikan kepada lembaga-lembaga perpustakaan atau lembaga dokumentasi lainnya

·         Mengembangkan system pengolahan dokumentasi melalui berbagai cara

·         Menerbitkan dan mengembangkan katalog dari perkembangan ilmu dan teknologi

·         Menyelenggarakan konferensi ilmiah di bidang dokumentasi, perpustakaan, kearsipan dan permusiuman

·         Memberi pelayanan konsultan dalam bidang dokumentasi perpustakaan, kearsipan dan permusiuman

       Dengan memperhatikan peranan dokumentasi, maka kegiatan dokumentasi adalah mencari, mencatat, mereproduksi, mendistribusi dan menyortir serta merawat dokumen-dokumen. Hal-hal tersebut akan dijabarkan dalam uraian-uraian berikut ini.