Cara Pengkodean Dokumen

Cara Pengkodean Dokumen

1. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain:

1.      Nomor urut

2.      Tanggal dokumen yang diperoleh

3.      Penyusutan dokumen

4.      Nama/judul dokumen

5.      Kota tempat terbit

6.      Nama penerbit

7.      Tahun penerbitan

8.      Jumlah halaman

9.      Cara memperoleh dokumen

       Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi dipecah lagi menjadi subseksi.

1. Pola klasifikasi judul (caption) dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukan

Contoh klasifikasi pengkodean dokumen:

000 UMUM

-          010 URUSAN DALAM

-          020 PERALATAN

-          030 KEKAYAAN DAERAH

-          040 PERPUSTAKAAN/DOKUMEN/KEARSIPAN/SANDI

-          050 PERENCANAAN

-          060 ORGANISASI/KETATALAKSANAAN

-          070 PENELITIAN

-          080 KONFERENSI

-          090 PERJALANAN DINAS

100 PEMERINTAHAN

-          110 PEMERINTAHAN PUSAT

-          120 PEMDA TK. I

-          130 PEMDA TK. II

-          140 PEMERINTAH DESA

-          150 DPR-MPR

-          160 DPRD TK. I

-          170 DPRD TK. II

-          180 HUKUM

-          190 HUBUNGAN LUAR NEGERI

200 POLITIK

-          210 KEPARTAIAN

-          220 ORGANISASI KEMASYARAKATAN

-          230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL

-          240 ORGANISASI PEMUDA

-          250 ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN

-          260 ORGANISASI WANITA

-          270 PEMILIHAN UMUM

-          280 (…)

-          290 (…)

Contohnya:

Nomor: …………*/…………..**/……………..***

…..* = Nomor urut

…..** = Nomor kode

…..***= Nomor kode kecamatan (dua huruf)

…..****= Boleh ditambah dengan sifat surat (Rhs.)

Misal:

1. Tentang asuransi pegawai = 01/842.3/NR
2. Tentang usulan mutasi = 05/824/NR/Rhs.
3. Dan lain-lain