Pengolahan Dokumen Menjadi Bahan Dokumentasi

Pengolahan Dokumen Menjadi Bahan Dokumentasi

       Dokumen yang terdapat di perpustakaan terdiri dari buku-buku dengan beraneka macam jenisnya. Ada buku fiksi dan buku non fiksi dan masih banyak lagi jenisnya. Arsip pun bermacam-macam, seperti arsip statis, dinamis,, aktif, pasif, permanen dan arsip semi permanen. Demikian pula dokumen permusiuman pun beraneka ragam. Ada berbagai macam batu-batuan, batu mulia, ukiran kayu, pahatan batu, arca, logam, dan lain-lain.

       Pengolahan dokumen menjadi bahan dokumen permusiuman pun bermaksud agar isi informasi yang terkandung di dalam dokumen dapat secara mudah dinikmati oleh para ilmuwan, ahli riset, mahasiswa dan orang kebanyakan yang ingin mengetahui atau memerlukan bahan informasi dokumen.

       Secara ringkas prosedur pengolahan dokumen menjadi bahan dokumentasi adalah sebagai berikut:

-          Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi

-          Mengkaji dengan melengkapi serta mempelajari secara seksama isi informasi dokumen

-          Membuat ringkasan, synopsis, abstrak atau sekedar menerjemahkan

-          Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan documenter

-          Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu. Artinya kalau misalnya itu termasuk dokumentasi sastra, maka dapat dikelompokkan ke dalam klasifikasi Bahasa

-          Menyebarluaskan dengan menggandakan kalau perlu hasil pengolahan dokumentasi tersebut.

       Dengan keterangan tersebut di atas, maka pengolahan tentang dokumentasi berarti memberi keterangan intelektual atau tentang makna isi atau pokok-pokok persoalan yang terdapat dalam kandungan suatu dokumen.

       Tegasnya, bagian dokumentasi yang dimintai keterangan dari pihak yang memerlukan tidak memberi fisik keterangan berupa buku, bundle arsip atau benda tertentu, tetapi memberi dokumen baru yang berisi informasi tentang dokumen yang diminta oleh yang memerlukan.