Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

BAB I

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

 

Pengertian Dokumen

       Perkataan arsip lebih terkenal dibanding dengan filling. Begitu juga istilah dokumen lebih terkenal bila dibandingkan dengan istilah dokumentasi. Namun, bagi yang tidak bergerak di bidang pengurusan dokumen, akan beranggapan bahwa dokumen dan dokumentasi adalah istilah yang sama dengan arsip.

       Untuk menarik garis pemisah masalah pengertian dokumen dan dokumentasi, maka perlu ditegaskan bahwa kearsipan dan perpustakaan dan permuseuman termasuk lingkup dokumentasi. Atau dengan perkataan lain dokumentasi merupakan induk dari kearsipan, perpustakaan, dan permusiuman. Uraian berikut ini akan mengetengahkan permasalahan pengertian dokumen sebagai bahan utama dari dokumentasi.

       Di lingkungan kantor dapat dijumpai benda, lembaran kertas tercetak atau tergambar yang memiliki keterangan atau dapat memberi keterangan. Di dinding kantor sering terdapat benda-benda berukir atau terpahat, gambar-gambar hiasan, dan lain-lain. Ada pula bagan struktur organisasi atau denah-denah langkah kerja, papan statistic dan di ruang tamu ada terlihat maket (maquette) komplek gedung yang menggambarkan situasi letak gedung yang terdapat di komplek kantor. Ada pula sering terlihat nama petugas-petugas atau pejabat inti terpampang di ruang tamu. Benda-benda yang digambarkan di atas merupakan benda yang bernilai keterangan atau disebut dokumen.

       Kata dokumen berasal dari Bahasa latin “documentum”, sedangkan dalam Bahasa Belanda dan Bahasa Inggris “document”. Kamus Umum Bahasa Indonesia menyebutkan, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Sedangkan Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut :

®    Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak

®    Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk  dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut :

®    Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

®    Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

       Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.

       Istilah dokumen berarti “1. Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan (seperti surat lahir, surat nikah, surat perjanjian, dsb); misalnya dokumen-dokumen yang bertalian dengan perkara korupsi yang dipelajari oleh Jaksa Agung; 2. Naskah karangan yang dikirim dengan pos; misalnya, biaya dokumen lebih murah daripada surat biasa.”

       Ensiklopedi Umum menjelaskan, pengertian tentang dokumen dan menegaskan bahwa “Dokumen, surat, akta, piagam, surat resmi bahan rekaman, dan lain-lain, tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.”

       Jadi, pengertian dari kata dokumen adalah “segala benda yang mempunyai keterangan dan dapat dipergunakan sebagai bahan bukti, yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

       Menurut Deserno dan Kynaston (2005) dalam Badri Munir Sukoco (2007). Penggolongan dokumen berdasarkan penggunaannya sebagai berikut.

1.      Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

2.      Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah pension, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.

       Menurut Basuki (2003), dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat, dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi:

1.      Dokumen administrative meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondensi. Contohnya, buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.

2.      Dokumen akuntansi meliputi laporan, formulir, dan korespondensi, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.

3.      Dokumen proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4.      Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

Pengertian Dokumentasi

       Dokumentasi adalah suatu usaha aktif atau ragkaian pekerjaan yang bertugas mengumpulkan, menyusun, menyelidiki atau meneliti dan mengolah serta memelihara bahan guna menyiapkan informasi yang bermanfaat. Perkataan dokumen dan dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama menekankan bentuk bendanya, seperti surat, memo, buku, dan foto.

       Istilah dokumentasi atau documentation (Bahasa inggris) akan diuraikan secara garis besar dengan menggunakan beberapa sumber acuan yang mungkin berakibat beda tafsir jika dihadapkan pada pandangan ahli Bahasa dan ahli dokumentasi.

       Suatu aktivitas dari dokumentasi yang dimulai dari pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen dengan tujuan untuk mendapatkan keterangan, pengetahuan dan bukti.

       Aktivitas atau kegiatan mencari dokumen adalah dapat dilakukan dengan cara:

1. Membeli dokumen dari lembaga lain baik pemerintah, swasta maupun perorangan.
2. Langganan dokumen seperti majalah, jurnal yang diterbitkan oleh lembaga-lembaga lain.
3. Tukar menukar dokumen anatar perorangan, instansi, lembaga, dan Negara lain.

       Aktivitas pengumpulan dokumen, terkandung maksud mengusahakan memperoleh dokumen yang membantu kelancaran kegiatan atau organisasi baik dokumen literer maupun korporer, sehingga dokumen yang diolah benar-benar dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan kebijaksanaan oleh organisasi tersebut.

       Aktivitas pengawetan dan penyusunan merupakan kegiatan bagaimana system penyimpanan, pemeliharaan, perlindungan, dan perawatan dokumen sehingga dapat dipergunakan dalam waktu yang lama.

       Sifat ini sama dengan kearsipan, yaitu: kearsipan mempunyai tugas secara umumnya adalah mengumpulkan surat, mengklasifikasikan dan disiapkan untuk digunakan bilamana diperlukan. Demikianlah pula bidang perpustakaan, yaitu mengumpulkan buku-buku mengklasifikasikan dan disiap-sediakan untuk dipakai. Sedangkan bidang museum juga mengumpulkan barang kuno, diklasifikasikan dan disiap-sediakan untuk digunakan.

Benda Sebagai Sumber Dokumen

       Dari beberapa jenis dokumen yang telah diuraikan diatas, maka akan dapat diketahui darimana asal atau sumber dokumen itu diperoleh. Beberapa sumber dokumen meliputi, antara lain:

1.      Perorangan atau pribadi, yaitu dokumen yang berasal dari perseorangan seperti kumpulan surat-surat R.A. Kartini yang selanjutnya dibukukan, koleksi milik presiden, lukisan-lukisan milik Affandi, dll.

2.      Lembaga tertentu, seperti dokumen-dokumen yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan terdapat di LIPI, dokumen hukum terdapat di Lembaga Bantuan Hukum (LBH), dll.

3.      Aktivitas pemerintah, antara lain meliputi: Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri, dsb.

4.      Aktivitas khalayak ramai, seperti dokumen kebudayaan, ekonomi, dan hasil-hasil penelitian para ilmuwan, kedokteran, dsb.

5.      Aktivitas dunia pers atau jurnalis, yang beritanya dapat dihimpun dan dibuat kliping.

Sifat-Sifat Dokumen

       Bagi kepentingan perolehan informasi, suatu dokumen akan berguna apabila dokumen itu memiliki keaslian informasi yang terkandung sesuai dengan yang sebenarnya terdapat pada dokumen tersebut.

Keaslian suatu dokumen secara fisik dan secara informative hendaklah diusahakan oleh setiap petugas dokumentasi sebagai tanggung jawab terhadap jabatannya dan ini juga merupakan suatu kode etik dari para petugas dokumentasi.

       Di kalangan masyarakat kantor khususnya di bidang hubungan masyarakat kita mengenal tiga unsur komunikasi yakni: komunikator, komunikan dan pesan (message). Selain itu, masih perlu yang disebut feedback, berupa tanggapan atas pesan atau (message) yang diberikan oleh komunikator.

       Situasi tanggapan masyarakat (public) dalam menanggapi suatu permasalahan yang terjadi di masyarakat, ada yang pro, kontra, dan netral. Bagaimana halnya sikap seorang petugas dokumen (dokumentalis)? Haruskah ia memihak kepada pendapat yang kini terjadi di kalangan masyarakat? Yang jelas seorang dokumentalis hendaknyalah obyektif dan netral dalam mengolah dan menyajikan dokumen.

       Seorang dokumentalis harus dapat menyajikan informasi yang obyektif atas dokumen hasil pengolahannya. Ia menerangkan isi informasi dokumen sebenarnya tanpa memihak bahkan harus menjauhkan diri dari maksud untuk menguntungkan pihak lain atau diri sendiri. Dengan memberi penyajian informasi suatu dokumen secara obyektif, maka akan menjaga keaslian isi dokumen sebenarnya.

       Tidak memihak berarti tidak memihak kepada pengaruh orang lain dalam mengolah dan menyajikan dokumen yang dilakukan oleh para petugas dokumentasi. Mereka senantiasa berusaha memperhatikan pandangan, tanggapan maupun pendapat dari pihak lain baik yang pro, kontra atau netral dalam suatu masalah. Dikatakan memihak, ini berarti petugas dokumentasi harus memusatkan diri kepada fakta, data yang terkandung pada suatu dokumen yang tengah diolah. Dengan perkataan lain keaslian dan kebenaran hasil pengolahan dokumen oleh seorang dokumentalis dapat dipercaya, sehingga akan merupakan informasi yang berguna dan dapat menjadi bahan acuan yang obyektif.

       Dari uraian tentang sifat dokumen, dapat disebutkan antara lain, bahwa dokumen yang dipergunakan untuk menghasilkan dokumen baru hendaklah merupakan dokumen yang asli dan informasi yang terkandung didalamnya hendaknya dijaga keasliannya dan kebenaran dari informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut.