Pencarian Dokumen

Pencarian Dokumen

       Bahan-bahan dokumen sebagai sasaran pengurusan dokumentasi itu bermacam-macam, seperti bahan dokumen literer dan korporil. Tentu saja sulit suatu lembaga dokumentasi mampu menyediakan dokumentasi dari seluruh ilmu pengetahuan secara lengkap. Pada umumnya suatu lembaga dokumentasi banyak yang mengkhususkan diri mengurus dokumentasi khusus bidang pengetahuan tertentu. Misalnya Direktorat Imigrasi akan mengurus dokumentasi khusus tentang dokumen keimigrasian. Tentu saja masalah imigrasi banyak berkaitan antara lain dengan masalah keuangan, perdagangan, pariwisata, penerbangan, bea cukai, dan lain-lain.

       Untuk melengkapi koleksi dokumen yang ada di lembaga dokumentasi imigrasi tersebut misalnya, diusahakan agar tidak hanya terbatas masalah dokumen imigrasi dari lingkup kantor imigrasi saja, akan tetapi harus pula mencari atau mengumpulkan dokumen yang mendukung kelancaran kantor imigrasi dengan cara mencari atau mengumpulkan dokumen dari luar instansi imigrasi, misalnya dari Deplu.

       Mengumpulkan dokumen yang mengandung maksud mengusahakan memperoleh dokumen yang membantu kegiatan lembaga baik dokumen literer dan kalau perlu dokumen korporil, sehingga dokumen yang diolah benar-benar dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan kebijaksanaan lembaga dokumentasi sendiri dan atau membantu masyarakat yang membutuhkan sepanjang tidak merupakan rahasia dari lembaga dokumentasi itu sendiri.

       Ada beberapa cara mencari bahan-bahan dokumentasi agar terkumpul dokumen-dokumen yang informasinya telah diolah oleh sesuatu lembaga dokumentasi. Dokumen perlu dicari dengan cara tukar-menukar informasi, membeli informasi atau berlangganan dokumen yang diterbitkan oleh lemabag dokumentasi yang terpercaya seperti dokumentasi LIPI, KADIN, ANTARA, dan lain-lain.

       Bagi lembaga dokumentasi menyebarluaskan dokumen yang telah melalui pengolahan matang amat menguntungkan tidak hanya bagi keperluan instansi sendiri, namun juga bagi dunia ilmu pengetahuan yang ingin mengadakan penyelidikan untuk kepentingan perkembangan ilmu dan kesejahteraan masyarakat. Cara yang sering ditempuh oleh lembaga dokumentasi adalah dengan cara mengadakan publikasi intern dan ekstern.

       Perlu pula ditegaskan bahwa dokumen yang tidak dipublikasikan akan merupakan dokumen mati yang tidak bernilai sekalipun isinya tak ternilai harganya. Contoh dokumen yang masih langka adalah dokumen tentang Bahasa-bahasa daerah. Di Negara kita, Indonesia orang lebih bangga belajar Bahasa asing (Inggris misalnya—dari pada menekuni Bahasa daerah (Bahasa Batak misalnya).

       Oleh karena itu, dokumen-dokumen yang sangat membantu pengembangan watak dan budaya bangsa untuk mendukung pembangunan manusia seutuhnya haruslah memperoleh porsi yang wajar bagi para crdik pandai yang menekuni bidangnya.

       Peraturan Presiden RI No. 20 tahun 1961 menegaskan kewajiban dokumentasi ialah “menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.”

       Selanjutnya apa yang dikumpulkan atau dokumen apa yang dikumpulkan seorang dokumentalis (ahli dokumen)? Seorang ahli perpustakaan akan mengumpulkan berbagai jenis buku dari cabang-cabang ilmu pengetahuan dan seorang ahli arsip mengumpulkan dokumen berupa lembaran yang tidak dijilid dan seorang ahli permusiuman mengumpulkan benda-benda yang memiliki informasi berharga tertentu. Tetapi seorang dokumentalis yang bekerja di bidang perpustakaan mengumpulkan informasi yang terdapat di dalam buku berupa ringkasan, abstrak atau summery yang menggambarkan isi suatu buku. Seorang dokumentalis bidang kearsipan akan memberi keterangan tentang informasi dokumen arsip secara terperinci dan seorang dokumentalis di bidang permusiuman akan memberi informasi suatu benda secara terperinci, singkat, tapi lengkap.

       Secara singkat seorang dokumentalis mengumpulkan dokumen untuk diolah dan disajikan kembali isi informasi yang terkandung di dalam dokumen. Informasi disajikan dengan singkat, tepat dan lengkap. Melalui cara seperti itu, maka akan tersedialah keterangan-keterangan, terjemahan, rekaman, saduran dari dokumen pustaka, dokumen arsip atau dokumen permusiuman.

       Dokumen yang sudah diolah secara cermat di bagian dokumentasi haruslah diberitahukan kepada unit-unit lain di lingkungan kantor sendiri dan juga ke luar lingkungan kantor yang memerlukan.

       Seorang dokumentalis akan mampu bertindak sebagai perantara masyarakat pecinta ilmu dan perpustakaan, kearsipan atau permusiuman. Oleh seorang dokumentalis isi buku perpustakaan, isi dokumen kearsipan atau dokumen permusiuman dapat dimanfaatkan dan dimasyarakatkan.

       Uraian di atas mempertegas bahwa sangat erat hubungan antara dokumentasi, kearsipan, perpustakaan dan permusiuman dan dapat pula dikemukakan bahwa seorang dokumentalis dituntut kemampuan lebih berat dibandingkan dengan pekerjan seorang pustakawan, arsiparis dan karyawan perpustakaan.

       Tuntutan yang diharapkan dari seorang dokumentalis antara lain memiliki syarat-syarat seperti berikut ini, yakni:

a.       Pendidikan, sehingga ia dapat mengikuti tugas dan kewajiban instansi dimana ia bertugas.

b.      Pengetahuan dan overzicht dari bahan-bahan yang ada pada dokumentasi dan dapat memikirkan penambahan reference works untuk kepentingan instansinya.

c.       Inisiatif dan kontak untuk mencari bahan-bahan di luar lingkungan pekerjaan.

       Kemampuan tersebut di atas diharapkan dapat membantu menyediakan keterangan yang dibutuhkan oleh instansinya, sehingga dapat dipergunakan untuk merumuskan kebijaksanaan yang tepat guna mencapai tujuan instansinya.