Cara Pengkodean Dokumen

Cara Pengkodean Dokumen

1. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen, antara lain:

1.      Nomor urut

2.      Tanggal dokumen yang diperoleh

3.      Penyusutan dokumen

4.      Nama/judul dokumen

5.      Kota tempat terbit

6.      Nama penerbit

7.      Tahun penerbitan

8.      Jumlah halaman

9.      Cara memperoleh dokumen

       Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi dipecah lagi menjadi subseksi.

1. Pola klasifikasi judul (caption) dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukan

Contoh klasifikasi pengkodean dokumen:

000 UMUM

-          010 URUSAN DALAM

-          020 PERALATAN

-          030 KEKAYAAN DAERAH

-          040 PERPUSTAKAAN/DOKUMEN/KEARSIPAN/SANDI

-          050 PERENCANAAN

-          060 ORGANISASI/KETATALAKSANAAN

-          070 PENELITIAN

-          080 KONFERENSI

-          090 PERJALANAN DINAS

100 PEMERINTAHAN

-          110 PEMERINTAHAN PUSAT

-          120 PEMDA TK. I

-          130 PEMDA TK. II

-          140 PEMERINTAH DESA

-          150 DPR-MPR

-          160 DPRD TK. I

-          170 DPRD TK. II

-          180 HUKUM

-          190 HUBUNGAN LUAR NEGERI

200 POLITIK

-          210 KEPARTAIAN

-          220 ORGANISASI KEMASYARAKATAN

-          230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL

-          240 ORGANISASI PEMUDA

-          250 ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN

-          260 ORGANISASI WANITA

-          270 PEMILIHAN UMUM

-          280 (…)

-          290 (…)

Contohnya:

Nomor: …………*/…………..**/……………..***

…..* = Nomor urut

…..** = Nomor kode

…..***= Nomor kode kecamatan (dua huruf)

…..****= Boleh ditambah dengan sifat surat (Rhs.)

Misal:

1. Tentang asuransi pegawai = 01/842.3/NR
2. Tentang usulan mutasi = 05/824/NR/Rhs.
3. Dan lain-lain

Peraturan Kliping

Pengaturan Kliping

1. Pengertian

Kliping dalam kamus Bahasa inggris tertulis clipping artinya guntingan surat kabar/koran.

2. Kegunaan kliping

-          Menunjang kegiatan pribadi & organisasi lainnya

-          Menambah koleksi perpustakaan

-          Memperkaya sumber ilmu pengetahuan

-          Bahan bacaan dalam menignkatkan cakrawala berpikir

-          Sumber dokumentasi informasi

-          Masalah tertentu dapat dijadikan bukti autentik

-          Bahan penelitian untuk makalah, thesis, dan lain-lain

3. Tujuan kliping

-          Menyimpan, melestarikan kekayaan ilmu pengetahuan

-          Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang kepada orang lain

-          Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu

-          Memupuk kreatifitas seseorang

-          Menunjang pokok bahasan bidang study tertentu

-          Menunjang kegiatan intelektual dalam penyusunan paper, skripsi, makalah, dan penulisan artikel lainnya

4. Persyaratan pembuatan kliping

-          Disusun secara rapi dan serasi

-          Penghematan dalam kolom

-          Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya

-          Mudah dalam pembuatannya

5. Cara membuat dan mengatur kliping

-          Kumpulkan guntingan artikel

-          Tuliskan subjek masalah

-          Tempelkan guntingan artikel pada lembar HVS

-          Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan; sumber, tanggal/bulan/tahun terbit, halaman, dll yang perlu

-          Jilid dengan rapi

-          Lakukan perwajahan kliping